Gestire i documenti interni

“Il tempo è denaro” e non solo, il tempo è un bene prezioso del quale, spesso, dimentichiamo il reale valore perché troppo “presi” dalla nostra routine e, come topolini intrappolati nella ruota, continuiamo a correre. 

Con questa metafora vorremmo affrontare uno tra i maggiori problemi che troviamo in tutte le aziende: la gestione documentale interna e, di conseguenza, la grande perdita di tempo per organizzare questa attività; tempo che “speso” diversamente porterebbe un guadagno monetario e non solo.

Ogni tipo di attività, inevitabilmente, si trova a dover gestire una consistente quantità di documenti, preventivi, contratti, offerte, e così via.

Il primo concetto da assimilare è che esiste sempre un supporto (informatico) che può aiutarci nel gestire queste informazioni; serve solo investire un po’ di tempo nel capire quale è il più adatto a te e come utilizzarlo al meglio.

Decidere di voler cambiare

La decisione più importante è proprio quella di decidere di voler convergere verso questo tipo di “informatizzazione”: si, perchè occorrerà un po’ di tempo prima di automatizzare ogni tua attività in modo fluido e funzionale e forse, all’inizio ti sembrerà tutto molto complesso e laborioso ma, con il passare del tempo, avrai la mente più libera e più tempo da dedicare alla tua azienda (o al tuo tempo libero!).

Il tempo “guadagnato” con l’utilizzo di un supporto informatico per la gestione dei documenti potrà essere investito in altre attività molto più utili alla tua azienda. Questo “processo” ti permetterà di sapere quanto tempo impiegavi (o impiegavano i tuoi dipendenti) in questa attività.

L’esempio della Suite Google

Un esempio molto chiaro per addentrarci in questo “mondo” potrebbe essere quello della suite di Google Drive: questo sistema ci mette a disposizione una serie di strumenti utilissimi appunto per la gestione documentale.

Come prima cosa devi sapere è che puoi usufruire di questo sistema sia in modo gratuito che a pagamento; nel secondo caso Google ti permetterà di avere funzionalità avanzate, più spazio di archiviazione, ma soprattutto di creare un mail (o più) “gmail” con il dominio del tuo sito web (es: mario.rossi@azienda.it).

Molto importante è la gestione delle mail che offre Google: davvero molto versatile e comoda da organizzare e gestire, basta pensare che non ti servirà più utilizzare programmi per la gestione mail e/o preoccuparti dove salvare le tue conversazioni importanti, penserà a tutto Google e le tue mail saranno sempre al sicuro e raggiungibili in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

Se deciderai di affidare a Google anche le tue mail potrai gestire da un unico account tutti i tuoi documenti e le tue mail, mica male no?

Con gli strumenti di Google Drive potrai creare documenti di testi, fogli di calcolo e presentazioni, per ognuno di questi troverai anche una serie di template (pagine precompilate pronte all’uso) molto utili per velocizzare il tuo lavoro. Una delle caratteristiche più importanti è che potrai condividere tutti i tuoi documenti con i tuoi collaboratori in tempo reale e tutto il vostro lavoro verrà automaticamente salvato (in una parte a te riservata) e non dovrai più preoccuparti di tenere un backup dei documenti sul tuo pc.

Il punto chiave forse non è tanto quello che potrai fare ma “come” potrai farlo! Ad esempio  creare una carta intestata con immediatezza o realizzare un documento di calcolo, piuttosto che modificare un contratto in tempo reale con un tuo collega che magari si trova dall’altra parte dell’ufficio (o della città).

Questo sistema ti permetterà di creare tutta una serie di documenti modificabili e pronti all’uso facendo guadagnare molto tempo a te e a tutta la tua squadra di lavoro.

Un aspetto davvero interessante è anche l’uniformità che prenderà la tua immagine: generando documenti da un template “unico”, non correrai il rischio di avere un’immagine coordinata non coerente e poco professionale.

Google Drive mette a disposizione uno spazio di archiviazione (diverso in base al contratto stipulato) di diversi giga: all’interno di questo spazio sarà possibile creare cartelle e documenti vari, organizzando delle vere e proprie directory condivisibili con i tuoi collaboratori.
E’ importante studiare una “struttura” funzionale al fine di velocizzare ulteriormente la ricerca e la modifica dei documenti stessi. Google, per ovviare al problema della reperibilità dei documenti, propone una finestra di ricerca dove basterà digitare il nome del nostro cliente o il nome di un progetto per permetterci di recuperare immediatamente il contenuto richiesto.

In ultimo, ma non per importanza, credo sia rilevante ricordare che, utilizzando un sistema come Google Drive, sarà possibile avere con te e in qualsiasi momento tutta la documentazione; attraverso l’app installata sul tuo telefono, sarà possibile reperire, modificare e condividere ogni tipo di documento in tempo reale.

Oggi nelle aziende, per la realizzazione di documenti e contratti, si utilizzano programmi con licenze annuali molto costosi, oltre ad una quantità spaventosa di mail per coordinarsi nella gestione di un progetto, tutti questi investimenti monetari e di tempo potrebbero essere sostituiti con un cambiamento nel tuo processo lavorativo.

Dedicare energie al miglioramento della propria filiera produttiva è una scelta che poche aziende prendono in considerazione seriamente, ma spesso è la chiave per arrivare più lontano di quanto si creda.

Oltre a Google Drive di cui abbiamo parlato, esistono molti altri sistemi per la gestione documentale on-line, uno per l’altro offrono servizi simili, anche se presi singolarmente mettono a disposizione specifiche caratteristiche più utili per certi tipi di attività piuttosto che per altre.

La decisione più importante è quella che, all’alba del processo,  riguarda la predilezione di un “metodo”, ovviamente questo potrà essere modificato con il passare del tempo; in questo modo si andranno ad eliminare tutte le azioni ripetitive che si compiono molto spesso e che fanno perdere tempo e produttività.

Tutto quanto appena descritto ci auguriamo possa rendere la tua vita (lavorativa) molto più libera e tutto il tempo recuperato potrà essere investito per attività più redditizie.

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